关于做好09届毕业生有关材料归档工作的要求

各分院：

为确保2009届毕业生有关材料准确、完整、规范、及时归档，现将归档内容及要求通知如下：

一、        分院负责归档内容：

1、毕业生学生成绩单、登记表、实习鉴定表等。

2、党、团材料。

3、奖励材料：包括省、院优秀学生干部、优秀团员、三好学生、奖学金、优秀毕业生等材料。由学工部按分院、专业提供申批表（可能材料不齐），也可以让学生自已提供复印件。

二、分院填写内容：

1、毕业对象：09届、分院、专业、班级、学号、姓名、性别等名称。

2、归档件数、页数。

3、档案袋中1―5由各分院负责归档，经确认无误后由经手人签名并盖分院章。

三、注意事项：

1、毕业生档案的编号排序共10位。如前五位代表学院代码用10863表示，第六位代表高职高专用3表示，后四位代表顺序号用00001―02882表示，由招生就业办统一编制。

2、毕业生的学号以教务处教学平台的为准。

3、毕业生成绩登记表归档前须盖各分院章并经教务处验收盖章。

4、09届毕业生在入学时已将入团志愿书等材料交于分团委保管，现请各位分团委书记将相关材料归入档案，确实遗失的请毕业生本人回原母校开证明或由学院团委开证明放入其档案袋中。

5、毕业生登记表必须让学生填完封底的毕业实习单位及毕业论文题目或毕业设计后，毕业生登记表须经招生就业办审核后，方可到院办盖宁波职业技术学院章。

6、归档时如有更改请经办人员在更改处盖章。

7、经办人员应认真把好归档关。凡归档的材料必须是正式材料，应完整、齐全、真实、文字清楚、对象明确，有承办部门或个人署名及形成材料日期。凡规定由组织审查盖章或本人签字的，盖章签字后才能归档。特别应注意归档资料的件数及页数。

四、建好的09届毕业生档案于6月20日前交招生就业办，并交档案移交清单一式两份。

五：要求每位毕业生本人书写好“邮寄两证”的信封，字迹务必清晰，确保毕业生能如期收到。否则退至学校会导致其报到期限过期和户口入户难的情况发生。邮寄方式统一采取挂号信形式（无需贴邮票）。

六、初定七月五日寄发学生档案和报到证、户籍迁移证等材料，请各分院（系）就业工作辅导员、各毕业班班主任到校将相关材料装入档案袋及信封。具体时间地点另行通知。

 

招生就业办

2009年5月